Japanese Office Vocabulary: 140+ Useful Business Words

Kana

Romaji

Meaning

パソコン

pasokon

personal computer

プリンター

purintā

printer

スキャナー

sukyanā

scanner

コピー機

kopīki

photocopier

ファックス

fakkusu

fax machine

電話

denwa

telephone

携帯電話

keitai denwa

mobile phone

机

tsukue

desk

椅子

isu

chair

本棚

hondana

bookshelf

書類

shorui

document

ファイル

fairu

file

フォルダー

forudā

folder

ペン

pen

pen

鉛筆

enpitsu

pencil

消しゴム

keshigomu

eraser

ノート

nōto

notebook

付箋

fusen

sticky note

はさみ

hasami

scissors

ホッチキス

hotchikisu

stapler

テープ

tēpu

tape

電卓

dentaku

calculator

カレンダー

karendā

calendar

時計

tokei

clock, watch

Kana

Romaji

Meaning

社長

shachō

company president

部長

buchō

department head

課長

kachō

section chief

係長

kakarichō

unit chief

上司

jōshi

boss, superior

同僚

dōryō

colleague

部下

buka

subordinate

新入社員

shinnyū shain

new employee

派遣社員

haken shain

temporary employee

正社員

seishain

full-time employee

人事

jinji

human resources

営業

eigyō

sales

経理

keiri

accounting

広報

kōhō

public relations

秘書

hisho

secretary

Kana

Romaji

Meaning

働く

hataraku

to work

出勤する

shukkin suru

to go to work

退勤する

taikin suru

to leave work

残業する

zangyō suru

to work overtime

会議する

kaigi suru

to have a meeting

連絡する

renraku suru

to contact, to get in touch

報告する

hōkoku suru

to report

相談する

sōdan suru

to consult

準備する

junbi suru

to prepare

提出する

teishutsu suru

to submit

承認する

shōnin suru

to approve

企画する

kikaku suru

to plan, to a proposal

記入する

kinyū suru

to fill in (a form)

コピーする

kopī suru

to copy

印刷する

insatsu suru

to print

送信する

sōshin suru

to send (an email)

受信する

jushin suru

to receive (an email)

入力する

nyūryoku suru

to input, to enter data

編集する

henshū suru

to edit

検索する

kensaku suru

to search

確認する

kakunin suru

to confirm, to check

注文する

chūmon suru

to order

発送する

hassō suru

to ship, to send out

受領する

juryō suru

to receive

支払う

shiharau

to pay

請求する

seikyū suru

to bill, to invoice

開催する

kaisai suru

to hold (a meeting)

参加する

sanka suru

to participate, to attend

欠席する

kesseki suru

to be absent

Kana

Romaji

Meaning

会社

kaisha

company

事務所

jimusho

office

職場

shokuba

workplace

会議室

kaigishitsu

meeting room

休憩室

kyūkeishitsu

break room

受付

uketsuke

reception desk

出張

shutchō

business trip

休暇

kyūka

vacation, day off

休憩

kyūkei

break

締め切り

shimekiri

deadline

業務

gyōmu

work, duties

仕事

shigoto

job, work

プロジェクト

purojekuto

project

スケジュール

sukejūru

schedule

報告書

hōkokusho

report

企画書

kikakusho

proposal, plan

名刺

meishi

business card

来客

raikyaku

visitor

取引先

torihikisaki

client, business partner

Kana

Romaji

Meaning

経費

keihi

expenses

予算

yosan

budget

決算

kessan

financial settlement

領収書

ryōshūsho

receipt

請求書

seikyūsho

invoice

契約書

keiyakusho

contract

振込

furikomi

bank transfer

勘定科目

kanjō kamoku

account title (in accounting)

税金

zeikin

tax

売り上げ

uriage

sales, revenue

利益

rieki

profit

損失

sonshitsu

loss

Kana

Romaji

Meaning

A4サイズ

ē-yon saizu

A4 size

クリアファイル

kuria fairu

clear file (plastic sleeve)

パンチ

panchi

hole punch

定規

jōgi

ruler

カッター

kattā

utility knife, cutter

セロハンテープ

serohan tēpu

cellophane tape

マーカー

mākā

marker

文鎮

bunchin

paperweight

名刺入れ

meishi-ire

business card holder

封筒

fūtō

envelope

便箋

binsen

writing paper

切手

kitte

stamp

宅配便

takuhaibin

courier service, parcel delivery

Kana

Romaji

Meaning

業務効率

gyōmu kōritsu

work efficiency

成果

seika

result, outcome

納期

nōki

delivery date, due date

責任

sekinin

responsibility

権限

kengen

authority, power

役割

yakuwari

role, duty

評価

hyōka

evaluation

研修

kenshū

training

転勤

tenkin

job relocation

退職

taishoku

retirement

解雇

kaiko

dismissal, layoff

履歴書

rirekisho

resume

面接

mensetsu

interview

求人

kyūjin

job opening

Kana

Romaji

Meaning

お世話になります

osewa ni narimasu

Thank you for your support (formal, used at the start of correspondence)

お疲れ様です

otsukaresama desu

You've worked hard (a common greeting among colleagues)

承知いたしました

shōchi itashimashita

Understood (formal, polite)

恐れ入ります

osoreirimasu

I'm sorry to trouble you (polite, used when making a request)

申し訳ございません

mōshiwake gozaimasen

I'm very sorry (formal apology)

失礼します

shitsurei shimasu

Excuse me (used when leaving a room or office)

ご苦労様です

gokurōsama desu

Thank you for your hard work (used by a superior to a subordinate)

お先に失礼します

osaki ni shitsurei shimasu

Excuse me for leaving before you

よろしくお願いします

yoroshiku onegai shimasu

Please take care of me; I look forward to working with you